5 tips voor hybride vergaderen

Wat is hybride vergaderen?

Hybride vergaderen is een combinatie van online en fysiek vergaderen. Zodra er één deelnemer online aanwezig is, spreken we al van een hybride meeting. Hybride vergaderen is een goede oplossing wanneer een aantal medewerkers vanuit huis werken, maar toch bij een belangrijk overleg aanwezig willen of moeten zijn. Daarnaast kunnen medewerkers die wel op kantoor aanwezig zijn samenkomen in een vergaderruimte. Hier maken zij vervolgens verbinding met de online deelnemers.

Verschil online vergaderen en hybride vergaderen

Bij hybride vergaderen sluit dus slechts een deel van de deelnemers aan via een online vergaderdienst. Omdat bij een hybride vergadering niet iedereen online deelneemt, maar er ook deelnemers samen in een fysieke vergaderruimte aanwezig zijn, brengt hybride vergaderen meer uitdagingen met zich mee dan een meeting die volledig online plaatsvindt. Het is erg vervelend als de microfoon in de vergaderruimte bijvoorbeeld niet alle stemmen ontvangt, of als de camera niet alle fysieke deelnemers laat zien aan de online deelnemers. Het is daarom belangrijk om een vergaderruimte zo in te richten dat er op een goede manier hybride vergadert kan worden.

Hybride vergaderruimte

Om een vergadering met deelnemers op locatie én online goed te laten verlopen, is het verstandig om te investeren in de inrichting van een hybride vergaderruimte. Denk hierbij aan:

1. Camera: Een camera is noodzakelijk om mensen in de fysieke vergaderruimte in beeld te brengen. Zorg dat de camera een breed beeld kan tonen, zodat alle fysieke deelnemers te zien zijn voor de online deelnemers.
2. Microfoon: Naast goed beeld is ook het geluid in de vergaderruimte belangrijk. Denk vooraf na over de akoestiek in de ruimte en kies voor een kwalitatief goede tafel-, plafond- of pendelmicrofoon, zodat iedereen goed te horen is.
3. Scherm: Zorg ervoor dat het scherm groot genoeg is, zodat alle fysieke deelnemers het scherm met daarop de online deelnemers goed kunnen zien.
4. Speakers: Vaak zijn ingebouwde speakers van een scherm niet voldoende voor hybride vergaderingen. Het is verstandig om speakers aan te schaffen en deze goed te verdelen over de ruimte, zodat alle deelnemers het overleg kunnen volgen.

Naast deze apparatuur in de hybride vergaderruimte, is het ook belangrijk dat de online deelnemers voorzien zijn van alles wat zij nodig hebben om succesvol deel te nemen aan de hybride meeting. Denk hierbij aan een goed werkende en beveiligde laptop met microfoon en eventueel een headset. Laat alle apparatuur bij voorkeur installeren door een expert, om de kans op storingen tijdens een hybride vergadering te minimaliseren.

5 tips voor een succesvolle hybride vergadering

Naast de investering in een goede hybride vergaderruimte inclusief bijbehorende apparatuur, zijn er nog een aantal tips die we met u willen delen.

• Nodig alleen deelnemers uit voor de hybride vergadering die daadwerkelijk iets toe te voegen hebben.
• Bevorder interactie door vragen te stellen of deelnemers beurten te geven.
• Las pauzes in wanneer dit nodig is, spreek duidelijk af hoe laat de vergadering hervat wordt.
• Zorg voor verbinding tussen fysieke deelnemers en online deelnemers met smalltalk vooraf.
• Maak duidelijke afspraken voorafgaand aan de vergadering en breng alle deelnemers hiervan op de hoogte. Denk hierbij bijvoorbeeld over het inschakelen van de microfoon en het beperken van achtergrondgeluiden.

Verder raden we aan om na elke vergadering even kort te evalueren. Werkte alle apparatuur zoals gewenst? Heeft iedereen zijn/haar ideeën kunnen inbrengen? Wat zou er beter, leuker of efficiënter kunnen? Door deze vragen te beantwoorden, zal het hybride vergaderen binnen uw organisatie steeds makkelijker en beter verlopen!

Ondersteuning nodig bij het organiseren van een hybride vergadering, het inrichten van uw vergaderruimtes of meer informatie over hybride werken? Bekijk onze moderne werkplek!

Veilig hybride vergaderen?

Download de whitepaper en lees alles over ICT-security. Met deze tips kunt u veilig werken én vergaderen, waar en wanneer u maar wilt.