Visumdienst Breda B.V.: Met een geheel nieuwe ICT-omgeving, ook in de toekomst vertrouwd de wereld rond.

Case

Visumdienst
Breda B.V.:

Met een geheel nieuwe ICT-omgeving,
ook in de toekomst vertrouwd de wereld rond.

De directe toegevoegde waarde van digitalisering.

Visa aanvragen wordt steeds complexer. Reizigers moeten aan legio juridische aspecten voldoen volgens regelgeving die continu verandert. Veel (zakelijke) reizen worden op het laatste moment gepland en belanden daarmee direct in een spoedprocedure. De hoeveelheid aan juridische regels, die per land verschillen, maken een visumaanvraag complex. Zeker in een wereld die alsmaar om meer snelheid vraagt.

Om mee te gaan in deze versnelde wereld creëerden we voor de Visumdienst een volledig nieuwe ICT-omgeving bestaande uit:

  • Een commerciële website voor de visa-aanvragen met een iDeal koppeling.
  • Een applicatie voor de backoffice met een koppeling naar Exact voor de financiële afhandeling.
  • De Moderne werkplek inclusief gebruikersondersteuning vanuit onze Servicedesk.

 

We blikken met Willem Vogels (Algemeen Directeur) en Inge van de Wiel (Commercieel Directeur) terug op het traject.

Om mee te gaan in deze versnelde wereld creëerden we voor de Visumdienst een volledig nieuwe ICT-omgeving bestaande uit:
  • Een commerciële website voor de visa-aanvragen met een iDeal koppeling.
  • Een applicatie voor de backoffice met een koppeling naar Exact voor de financiële afhandeling.
  • De Moderne werkplek inclusief gebruikersondersteuning vanuit onze Servicedesk.
We blikken met Willem Vogels (Algemeen Directeur) en Inge van de Wiel (Commercieel Directeur) terug op het traject.

Over Visumdienst Breda B.V.:

De Visumdienst (met 5 medewerkers) streeft ernaar dat iedereen met een vertrouwd gevoel op reis kan. Met service waarbij een persoonlijke aanpak, eerlijke prijs, integriteit en expertise centraal staan, verzorgen zij visa en legalisaties voor zowel de toeristische als zakelijke markt, zowel in binnen- als buitenland. Sinds de oprichting in 1978 zijn dit al honderdduizenden visa!

DataByte nam in 2019 het stokje over

In 2019 zijn de Visumdienst en DataByte met elkaar in contact gekomen. De Visumdienst was met een andere partij al drie jaar bezig met de bouw van een nieuwe commerciële website inclusief backoffice applicatie. Dit project stagneerde, waarna DataByte in 2019 het stokje overnam en als nieuwe ICT-partner samen met de Visumdienst de samenwerking startte.

Inzicht in werkprocessen als basis

Samen gingen we aan de slag om de perfecte tool te bouwen. Sjors (Business Consultant) heeft het functioneel ontwerp en een visuele schets uitgewerkt, waarna Jos (Lead Developer) samen met Pieter en Ansgar (beide Software Developer) de ontwikkeling op zich nam. Aan de basis van dit functioneel ontwerp lag een vooronderzoek, diepgaand ingezoomd op de werkprocessen. Zo weten we zeker dat wat wij uiteindelijk bouwen, aansluit op de wensen en behoeften van de Visumdienst.

Visumdienst loopt voorop met hun nieuwe commerciële website!

Willem vertelt: ‘’Een normale visumaanvraag duurt één  à twee weken. Reisdocumenten moeten worden ingeleverd en gecontroleerd. Na de controle op compleetheid en juistheid worden de documenten aangeboden bij de betreffende ambassade voor akkoord van het visum. Is de pasfoto niet volgens de richtlijnen of staat er een typefout in de documenten? Dan wordt het visum niet uitgekeerd. Omdat er veel spoedaanvragen zijn, denk aan zakenreizen, is een korte doorlooptijd cruciaal.

Met onze nieuwe commerciële website lopen we voorop omdat we bij de aanvraag direct alle benodigde documenten ontvangen, waardoor we het proces sneller kunnen afhandelen. Dit biedt ons twee à drie dagen voorsprong. Omdat we de documenten bij de aanvraag direct kunnen inzien, kunnen we klanten direct al adviseren over wat er anders moet. Het komt echt op tijd aan in ons vak. Ieder uur is cruciaal om de documenten tijdig bij de ambassade te krijgen.’’

Commerciele website visumdienst

Een flinke productiviteitswinst

Inge: ‘’Voorheen ondervonden we soms hinder bij het verkeerd invullen of ontbreken van reisinformatie, zoals een vertrekdatum. Nu is de website zo slim gebouwd dat de aanvraag niet ingestuurd kan worden wanneer er informatie ontbreekt. Hierdoor kunnen we met minder mensen hetzelfde werk doen.’’

Een verhoogde klanttevredenheid door een versnelling van de verwerkingstijd

‘’Klanten melden de aanvraag in hun dossier en kunnen direct zien welke procedures er mogelijk zijn voor hun aanvraag.

Bij het bepalen van de snelheid van de procedure, houdt de Visumdienst met een aantal factoren rekening. Deze factoren worden in de berekening van de ‘verwachte datum visum gereed’ meegenomen:

  • Hoeveel consulaire dagen heeft de ambassade nodig om de aanvraag te verwerken
  • Wanneer heeft de klant het paspoort uiterlijk nodig
  • Is de aanvraag in orde en compleet
  • Is er een (persoonlijke) afspraak bij de ambassade nodig
  • Openingsdagen ambassade

Onze nieuwe ICT oplossing zorgt ervoor dat we transparantie over de ‘verwachte datum visum gereed’ naar klanten kunnen bieden. Wil een klant de status van de visumaanvraag weten? Met een simpele inlog heeft de klant altijd inzicht. Én vooraf is duidelijk wanneer het visum klaar is, zo worden er geen spoedprocedures meer gestart wanneer dit niet nodig is. Dit scheelt kosten voor de klant!’’ aldus Willem.

Koppeling met koeriersdienst AMP zorgt voor enorme tijdsbesparing

Inge: ‘’Voor het ophalen en de verzending van documenten bij en naar klanten, werken wij samen met koeriersdienst AMP. AMP is gespecialiseerd in de verzending van waarde documenten. Wij zochten naar een tool die het makkelijker zou maken om een ophaal – en verzendkoerier via AMP aan te melden. Voorheen was dit een omslachtig proces, omdat alle gegevens handmatig moesten worden ingevoerd. Alles sluitend makend met het proces van AMP was mijn inziens een erg ingewikkeld proces. Maar in samenwerking met Jos (Lead Developer) is dit fantastisch gerealiseerd. Een klant kan, vanuit onze commerciële website, heel makkelijk een ophaalkoerier aanmelden en aangeven waar documenten moeten worden opgehaald en aangeven waar de zending naartoe moet. Zelfs de zendingen naar Schiphol airport kunnen met één druk op de knop naar het juiste tijdstip worden gezet. Door de koppelingen die zijn gemaakt met het systeem van AMP realiseerden we een enorme tijdsbesparing en kunnen cruciale fouten worden voorkomen!’’

Onze applicatie voor de backoffice

Inge: ‘’De documenten die klanten uploaden, het verloop van de visumaanvraag, de status van betalingen, benodigde aanvullende reisdocumenten.. onze backoffice omvat alle administratie die wij nodig hebben om de verwerkingstijd zo kort mogelijk te houden. Door de koppeling met Exact kan ook onze financiële afhandeling vanuit de backoffice geregeld worden. Ook is alles wat wij op de achtergrond verwerken voor de klant op de commerciële website inzichtelijk, zonder dat dit ons extra tijd kost om de klant in te lichten.’’

Met de Moderne werkplek werken we plaats onafhankelijk

‘’In samenwerking met DataByte zijn we van een server naar de cloud gemigreerd en werken we nu met de Moderne werkplek. Dit ging veel soepeler dan we hadden verwacht. We zijn daarmee klaar om plaats onafhankelijk te werken. Met SharePoint kunnen we altijd bij onze documenten en Teams zorgt voor de onderlinge samenwerking, ook op afstand.‘’ vertelt Willem.

‘’Het werken met de Moderne werkplek was voor ons helemaal nieuw. Arjan (Senior Netwerk Engineer) was de eerste dagen bij ons op locatie om ons met alle gebruikersvragen te ondersteunen. Dit was erg prettig. Hij legt alles duidelijk uit en gebruikt begrijpelijke taal. Komen we nu ergens even niet uit? Dan bellen we support en worden we op die manier altijd weer vriendelijk verder geholpen. Door deze intensieve begeleiding heeft de veranderende werkwijze minimale impact op ons gehad en waren we snel weer up and running!’’ voegt Inge toe.

De security is bewezen op orde: persoonsgegevens zijn veilig

‘’Er worden ontzettend veel persoonsgegevens verwerkt via onze website en backoffice. Het was dus een vereiste dat onze systemen top veilig zouden zijn. Nou en dat zijn we! Jos (Lead Developer) vertelde ons dat uit de logbestanden te zien was dat er 3.600 keer vanuit Rusland geprobeerd is in ons systeem te komen. Maar dat is ze natuurlijk niet gelukt. Dat onze security op orde was wisten we al. Maar is bij deze ook in de praktijk bewezen!’’ grapt Willem.

Terugkijkend naar de dienstverlening, omschrijven Willem en Inge DataByte als: een betrokken en professionele partij, die snel schakelt, korte lijnen hanteert en communiceert in begrijpelijke taal. Gedurende de samenwerking wisten we altijd waar we aan toe waren en werden acties accuraat opgepakt en gesignaleerd!

Ook in de toekomst vertrouwd de wereld rond

Willem vertelt: ‘’Onze ICT omgeving is echt voor de toekomst gebouwd. De volgende stap die we willen realiseren is: dat wanneer een chauffeur naar de ambassades in Den Haag en Brussel rijdt voor verschillende documenten, hij dit daarna direct via een tablet in ons systeem kan verwerken. Dit biedt weer real-time informatie voor de klanten en de collega’s op kantoor. Zo hebben we altijd continu inzicht in de status van de visumaanvraag zonder extra handelingen. Dit is zomaar een voorbeeld. Eigenlijk zijn de mogelijkheden eindeloos. DataByte helpt ons als ICT-partner om alle mogelijkheden te integreren in onze ICT. Zo ondersteunt ICT onze strategie optimaal en helpt het onze dienstverlening keer op keer te verbeteren!’’

Meer over de ICT-omgeving bij de Visumdienst:

Tags: