Smartwares

Smartwares Group: Veilig en makkelijk samenwerken

Case

Smartwares Group

Veilig en makkelijk samenwerken, van Lissabon tot Hong Kong

Veilig en makkelijk samenwerken, van Lissabon tot Hong Kong

Smartwares Group streeft ernaar om altijd innovatief en oplossingsgericht te zijn, waarbij ze denken vanuit de ‘slimme manier van leven’. Innovatie en uitbreiding zijn erg belangrijk. Niet alleen het aantal (internationale) medewerkers, maar ook het innovatieve productenaanbod breidt zich constant uit. Met die dynamiek kon de ICT-omgeving natuurlijk niet achterblijven. In dit succesverhaal leest u over de digitale transformatie van Smartwares Group en de rol van DataByte, vertelt door Pim Poll (Director Business Systems binnen Smartwares Group).

Smartwares

De medewerkers van Smartwares Group werkten veel op lokale servers, maar gaan nu waar mogelijk over op cloud-based werken. “De transitie naar de cloud is geen doel op zich.” vertelt Pim. Met het introduceren van een nieuwe manier van (samen)werken, willen ze het volgende bereiken:

  • Veiligere werkomgeving voor alle (internationale) medewerkers
  • Makkelijker samenwerken en bestanden delen
  • Flexibel werken mogelijk maken
  • Uitfasering van on-premise werken
  • In control zijn over de eigen ICT-omgeving, ook als het gaat om locaties in het buitenland
Over Smartwares Group:

Al jarenlang is Smartwares Group een expert op het gebied van beveiliging, verlichting en huishoudelijke apparatuur. Met een breed scala aan preventie- en (brand)beveiligingsproducten, huisautomatisering en verlichting bieden ze een breed scala aan toegankelijke producten die betaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn voor iedereen. Onder Smartwares Group vallen naast het merk Smartwares ook de merken Tristar, Princess, Byron en Campart, evenals verschillende private labels. Allemaal samen brengen ze een oplossing voor bijna elk probleem in en rondom je huis; de producten maken het dagelijks leven gemakkelijker, beter en ze brengen meer plezier.

Altijd en overal samenwerken

De medewerkers van Smartwares Group werkten eerst via een verouderde file server in eigen beheer. Het was niet mogelijk om met collega’s tegelijkertijd in één bestand te werken, wat zorgde voor veel verschillende versies van eenzelfde bestand en een hoop intern mailverkeer. Met de SharePoint omgeving die is ingericht door DataByte is het voor medewerkers mogelijk gemaakt om tegelijkertijd samen te werken in documenten. Zo ontstaan er geen verschillende documentversies meer en zijn bestanden altijd up-to-date. Daarnaast maken medewerkers meer gebruik van Microsoft Teams en wordt SharePoint gebruikt als intranet, waardoor de interne communicatie overzichtelijker gemaakt is. Het is op deze manier ook makkelijker en veiliger om samen te werken met collega’s in het buitenland.

Sharepoint Smartwares

Betrokkenheid binnen Smartwares Group

Al vanaf het begin zijn zoveel mogelijk eindgebruikers betrokken geweest bij deze digitale transformatie. Door in gesprek te gaan met medewerkers is er een beeld ontstaan over hun manier van werken en wat zij belangrijk vinden. Alle stappen die gezet zijn, zijn eerst doorgenomen met een groep key users van verschillende afdelingen. Hebben deze key users vertrouwen in de volgende stap? Dan kunnen we door. Zijn er nog onduidelijkheden of mogelijke problemen? Dan worden deze eerst opgelost. Zo is de transitie naar de nieuwe manier van werken echt stap voor stap verlopen.

Pim vertelt: “Je moet aan de bal blijven om te zorgen dat medewerkers niet terug vallen in oude gewoontes en dat iedereen vanuit alle locaties bij het project betrokken blijft. Alleen zo wordt de transitie een succes en behoud je de controle.” Ook de projectupdates rondom de nieuwe werkplekken worden actief gedeeld via SharePoint, zodat de informatievoorziening gebundeld wordt in de nieuwe omgeving en direct het goede voorbeeld gegeven wordt.

Internationaal adoptietraject

Wat dit project zo bijzonder maakt, zijn de internationale trainingen die gegeven dienden te worden. Het ging bij de trainingen niet alleen om Nederlandse medewerkers van het hoofdkantoor in Tilburg, maar ook om medewerkers uit Zweden, Spanje, Lissabon en Hong Kong. In totaal zijn er meer dan driehonderd (internationale) medewerkers getraind en ook is er een duidelijke handleiding opgesteld en vertaald. Zo konden medewerkers over de hele wereld direct na de lancering in de nieuwe omgeving aan de slag zonder problemen. De nieuwe manier van (samen)werken had hierdoor een zachte landing en werd snel opgepakt binnen de organisatie.

Samenwerking met DataByte

Pim vertelt enthousiast over het voortraject van het project, waarin uitgebreid gekeken is naar hoe de moderne werkplekken ingericht moeten worden. “Waar komen we vandaan, waar willen we naartoe en wat zijn onze focuspunten? Het was fijn om dit vooraf goed te bespreken. Hierdoor wisten we hoe we gefaseerd naar onze doelstellingen toe konden werken. De openheid vanuit DataByte en de lerende curve met de daar bijbehorende flexibiliteit vanuit beide kanten zorgen voor een fijne samenwerking.” Aldus Pim. “Daarnaast zijn we blij met de technische expertise en ondersteuning vanuit DataByte, daar kunnen we altijd op leunen.” Smartwares Group is al jaren klant bij DataByte en samen blijven we doorgroeien en stappen zetten op het gebied van ICT en digitale transitie.

Pim over DataByte:

“Wat een groot voordeel is, is de hands-on aanpak van DataByte om dingen gerealiseerd te krijgen.”

Toekomst van de digitale transitie

“We zijn nu ongeveer op de helft van het project. We hopen in oktober te starten met deel twee van de overgang naar het cloud-based werken. De tweede fase zijn we op dit moment volop aan het voorbereiden. Er wordt in deze tweede fase gekeken naar welke applicaties overgezet kunnen worden naar de cloud en welke stappen we nog kunnen zetten om de beveiliging van onze ICT-omgeving te optimaliseren.” In deze fase komt er nog meer focus op de functionele ondersteuning binnen de organisatie, zodat er zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden door de medewerkers in de nieuwe omgeving.

Meer over onze dienstverlening bij Smartwares Group:

Tags: