Automatiseren met Microsoft 365

Bij één van onze klanten rijden veel van hun medewerkers met een lease auto. Helaas krijgen de medewerkers veel bekeuringen.

​​​​​​​Om trends te herkennen zijn ze de bekeuringen in een lijst in Microsoft Teams gaan registreren. Denk bijvoorbeeld aan meer bekeuringen in een bepaald seizoen.

Lists binnen een kanaal in teams 

Deze lijst vormt de basis voor een rapportage in Power BI.

Rapportage Power BI

Ondanks dat er al aardig wat bekeuringen zijn binnengekomen, is deze organisatie van mening dat men zonder problemen voor €400,- bekeuringen binnen mag krijgen, voordat er een gesprek aangegaan wordt. Dit zou dus betekenen dat er iemand regelmatig moet controleren of een medewerker al boven het grensbedrag is gekomen. Hopelijk controleert die persoon dit steeds zonder vervolg, maar het is wel zonde van zijn of haar tijd. Het moet immers toch steeds gebeuren…

Om dit proces te automatiseren zijn Power BI en Power Automate met elkaar geïntegreerd. Na het invoeren van een bekeuring en het (automatisch) verversen van de gegevens in Power BI, wordt er automatisch een bericht in een kanaal in Teams geplaats wanneer het grensbedrag overschreden wordt.

Rapportage Power BI waarin het grensbedrag wordt overschreden

Helaas voor Quinten, een fictieve medewerker, heeft hij toch nog een bekeuring gekregen en overschrijdt hij nu het grens bedrag en mag hij zijn bekeuringen toe komen lichten.

Melding in Teams kanaal

Omdat deze medewerker graag goed voorbereid een gesprek aangaat, wilt hij graag weten wanneer hij voor welk bedrag een boete heeft gekregen.

Om verder geen collega’s lastig te vallen heeft deze organisatie een chat bot beschikbaar om alle boetes op te vragen.

Virtual Power Agents

Zoals gemeld betreft dit een volledig fictief verhaal. Het is ter illustratie hoe veel verschillende onderdelen van Microsoft 365 elkaar versterken in de weg naar procesoptimalisatie:

• Teams; de algemene werkomgeving
• Lists; invoer van data
• Power BI; informatie inzichtelijk en betekenisvol maken
• Power Automate; workflow om automatisch mensen te informeren en om de juiste informatie terug te koppelen via een chat bot
• Power Virtual Agents; beantwoorden van vragen zonder tussenkomst van een persoon

Ook op een laagdrempelige manier starten met de digitalisering van uw organisatie? Onze specialisten staan voor u klaar! Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.