TSA DigiTime

TSA Safety Services: Sneller en efficiënter werken met DigiTime

Case

TSA

Sneller en efficiënter factureren en verlonen met DigiTime

‘’Met DigiTime hebben we de doorlooptijd van ons proces verkort en veel efficiënter ingericht!’’

Bij TSA Safety Services werd facturatie eerst gedaan aan de hand van papieren urenbonnen. Deze handmatige manier van werken, kostte veel tijd en opslagruimte en was daarnaast ook erg gevoelig voor fouten. Dat kan efficiënter dachten ze bij TSA, dus heeft DataByte een softwaresysteem genaamd ‘DigiTime’ ontwikkeld, waarmee de doorlooptijd van het proces veel efficiënter is ingericht. Richard Renes (WFM-specialist bij TSA) en Alicia Pennings (hoofdgebruiker DigiTime bij TSA) vertellen wat het systeem ze heeft opgeleverd en hoe ze de samenwerking met DataByte hebben ervaren.

DigiTime software TSA

Het werken met papieren urenbonnen kost onnodig veel tijd en is foutgevoelig. Daarnaast neemt de administratie veel ruimte in beslag en is het erg onoverzichtelijk. Er is gekozen voor een softwarepakket op maat om het proces te digitaliseren en de volgende doelstellingen te behalen:

  • Efficiënter inrichten van de administratie
  • Versnellen van het facturatieproces
  • Minder opslagruimte voor papieren administratiebonnen
  • Geen onleesbare urenbonnen meer
  • Kostenbesparing door digitalisering
Richard TSA
Over TSA Safety Services:
TSA Safety Services zorgt voor een veilig verloop van werkzaamheden binnen veel verschillende organisaties. Hierdoor worden veiligheidsrisico’s bij risicovolle werkzaamheden beperkt of voorkomen. TSA is gespecialiseerd in het beschikbaar stellen van veiligheidsfunctionarissen die toezicht houden op het veilig uitvoeren van risicovolle werkzaamheden.

Proces urenbonnen

Als medewerkers worden ingezet bij een opdrachtgever, worden de ingeplande uren door de opdrachtgever geaccordeerd. Deze uren worden vervolgens verwerkt voor facturatie en verloning door TSA.
De uren werden altijd op een papieren bon ingevuld door de medewerkers en aan het eind van de dag afgetekend door de opdrachtgever. Het duurde soms weken voor de door de opdrachtgever getekende uren bij TSA terecht kwamen. Dit proces is onnodig ingewikkeld en kost zowel de medewerkers als de opdrachtgevers en de afdeling planning van TSA zelf veel tijd en moeite.
“Daarnaast zijn urenbonnen niet meer van deze tijd en gebeurt het ook vaak genoeg dat bonnen ontbreken of onduidelijk ingevuld zijn. Om dit proces te versnellen en efficiënter in te richten, is er gekozen voor een digitale oplossing in de vorm van een applicatie waarin het facturatieproces efficiënt ingericht wordt.” vertelt Richard.

DataByte heeft hiervoor het programma ‘DigiTime’ ontwikkeld.

DigiTime TSA software

Over DigiTime

DigiTime wordt gebruikt door uitzendbureaus, eigen medewerkers, ZZP’ers en klanten van TSA. Alicia maakt dagelijks gebruik van DigiTime en krijgt veel positieve reacties vanuit de eindgebruikers. Zo vertellen medewerkers dat ze blij zijn dat uren nu direct geaccordeerd worden door de opdrachtgever en ze niet meer op zoek hoeven naar een tekenbevoegde aan het einde van de dag wanneer ze klaar zijn met een opdracht. Het scheelt medewerkers veel tijd en moeite en het systeem geeft goed inzicht in de status van de gewerkte uren.

Ook klanten zijn zeer tevreden over het systeem. Richard vertelt: “Alicia is het aanspreekpunt wanneer klanten en medewerkers vragen hebben over DigiTime, maar dit komt echt maar zelden voor. De duidelijke handleiding die we opgesteld hebben en het gebruiksvriendelijke systeem dat door DataByte ontwikkeld is, zorgt ervoor dat DigiTime heel gebruiksvriendelijk is. Het hele proces van planning tot facturatie is voor alle partijen nu veel makkelijker ingericht. Kort samengevat: Top service van DataByte!”.

Stap voor stap naar de beste oplossing

Wat Alicia en Richard van TSA als erg positief ervaren hebben, is de gefaseerde aanpak van DataByte. Omdat er verschillende partijen zoals medewerkers, uitzendbureaus en klanten met de applicatie moeten werken, is ervoor gekozen om dit stap voor stap te integreren.
Eerst is er een conceptversie opgesteld, waarbij ingespeeld wordt op de wensen en behoeften van de eindgebruikers. Vervolgens zijn er een aantal medewerkers en klanten aan de slag gegaan met een proefversie van DigiTime, waarna het systeem nog verder is aangepast tot het perfect aansloot op de wensen van alle partijen. “Als je iets introduceert bij medewerkers en klanten is het belangrijk dat alles meteen goed werkt en iedereen er direct mee aan de slag kan. Door het systeem stap voor stap te integreren en feedback telkens te verwerken, sluit het nu precies aan op de wensen van de eindgebruiker. Die aanpak  zorgt ervoor dat er nu dagelijks zo’n 100 opdrachtgevers en 200 medewerkers werken met DigiTime. We krijgen eigenlijk alleen nog maar positieve feedback over het systeem! ” vertelt Richard.

Samenwerking met DataByte

Tijdens het traject heeft TSA vooral contact gehad met Joris (lead developer bij DataByte). Richard vertelt hierover: “De samenwerking is goed verlopen. Joris was altijd goed bereikbaar en hij voelt goed aan waar de behoefte ligt. Bij DataByte is er geen sprake van allerlei toeters en bellen voordat je de juiste persoon te pakken krijgt. Ik bel gewoon degene die het programmeert en binnen vijf minuten hebben we iets getest of is een probleem weer opgelost. Joris was al vanaf het begin af aan betrokken bij het project, hij weet dus alles van het traject en dit schakelt heel fijn.” Hij omschrijft DataByte als een echte no-nonsense organisatie. Het snelle schakelen en het persoonlijke aanspreekpunt is voor hem een fijne manier van werken.

Toekomst van DigiTime

“Het is handig dat er telkens weer opties toegevoegd kunnen worden aan het systeem. DigiTime is hierdoor makkelijk uit te breiden en toekomstbestendig. Nu is het vooral gericht op urenregistratie, maar de financiële kant wordt op dit moment door collega’s van de afdeling controlling uitgerold.

Daarnaast geven we ook apparatuur, zoals gasmeters, uit. Ook deze apparatuur wordt tegenwoordig in DigiTime getoond. Het is fijn dat hiervoor geen heel nieuw systeem moest komen, maar dat dit gewoon geïntegreerd kon worden in het huidige pakket. Er komen steeds nieuwe inzichten en ons bedrijf verandert ook. Het is fijn dat de software mee kan veranderen. Ook hierbij is het handig dat er snel geschakeld wordt en we geen maanden hoeven wachten om nieuwe opties toe te voegen aan DigiTime.” aldus Richard.

Meer over onze dienstverlening bij TSA:

Tags: