De NIWO: Vernieuwing stond bovenaan de agenda tijdens het adoptieproces

Case

De NIWO

Vernieuwing stond bovenaan de agenda tijdens het adoptieproces.

‘’Een hele verademing om te zien hoe medewerkers meedenken!’’

Het zal de laatste tijd niemand ontgaan zijn; termen als de moderne werkplek, adoptie, SharePoint zijn hot. En dit is niet alleen binnen de muren van DataByte zo! Ook binnen de NIWO (Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie) zijn deze termen, na een intensief adoptietraject, bekende kost. We gaan in gesprek met Ger van Witzenburg (hoofd financiële & facilitaire zaken van de NIWO) over hoe zij de transitie naar deze nieuwe manier van werken hebben ervaren.

Waarom investeren in adoptie? Ger vertelt: ‘’Tijdens de transitie naar de Moderne werkplek vonden we het belangrijk om tijd te investeren in de adoptie door medewerkers. Hiermee worden nieuwe processen veel makkelijker eigen gemaakt en de nieuwe manier van werken geïntegreerd in onze organisatie. Medewerkers worden geleidelijk meegenomen en enthousiast gemaakt over het gebruik van de nieuwe middelen. Er kwam communicatie over processen op gang, een hele verademing om te zien hoe medewerkers meedenken!’’

Het adoptietraject bij de NIWO bestond uit de volgende stappen:

  • Het selecteren van key-users
  • De batenworkshop
  • Uitwerking van het scenario
  • Inrichting SharePoint en Teams
  • Key-usertraining en gebruikerstraining
  • Floorwalking

Waarom investeren in adoptie? Ger vertelt: ‘’Tijdens de transitie naar de Moderne werkplek vonden we het belangrijk om tijd te investeren in de adoptie door medewerkers. Hiermee worden nieuwe processen veel makkelijker eigen gemaakt en de nieuwe manier van werken geïntegreerd in onze organisatie. Medewerkers worden geleidelijk meegenomen en enthousiast gemaakt over het gebruik van de nieuwe middelen. Er kwam communicatie over processen op gang, een hele verademing om te zien hoe medewerkers meedenken!’’

Het adoptietraject bij De NIWO bestond uit de volgende stappen:

  • Het selecteren van key-users
  • De batenworkshop
  • Uitwerking van het scenario
  • Inrichting SharePoint en Teams
  • Key-usertraining en gebruikerstraining
  • Floorwalking
Over de NIWO:
De NIWO is sinds jaar en dag de vergunningverlener voor het wegtransport. Op grond van de Wet wegvervoer goederen verleent de NIWO Eurovergunningen aan een kleine 15.000 transportondernemingen (eind 2020) die zich in Nederland bezig houden met het goederenvervoer over de weg. De NIWO toetst bij een nieuwe vergunningaanvraag en iedere 5 jaar bij een verlengingsaanvraag of deze bedrijven aan vier in de wet omschreven kwalitatieve eisen voldoen. Ook verstrekt de NIWO bestuurdersattesten.

Het selecteren van key-users

‘’Samen met DataByte hebben we bij de NIWO een selecte groep mensen samengesteld welke de key-users zijn geworden. De key-users zijn een weerspiegeling van de gehele organisatie en hebben een belangrijke eigenschap; ze willen vernieuwen! Daarnaast moeten ze in staat zijn om anderen te enthousiasmeren en draagvlak te creëren bij collega’s. Vanuit deze eigenschappen hebben we 8 key-users aangewezen. De key-users worden gesteund door het Management.’’ Aldus Ger.

 

‘’De samenwerking met DataByte was gedurende het hele adoptietraject te omschrijven als positief constructief. We hebben op een positieve manier het traject met elkaar ingezet. DataByte kent onze organisatie en de dienstverlening van de NIWO, wat een groot pluspunt was tijdens dit traject. Vanuit hun professionaliteit hebben ze ons de juiste weg gewezen. Binnen een beperkte tijd is het project opgeleverd. DataByte zorgde voor de continuïteit tijdens dit proces, waarbij vernieuwing bovenaan de agenda stond!‘’ Ger van Witzenburg (hoofd financiële & facilitaire zaken van de NIWO)

Batenworkshop

Ger: ‘’Met de 8 key-users hebben Martine (Adoptie Consultant DataByte) en Sjors (Business Consultant DataByte) een batenworkshop georganiseerd. In deze sessie werd niet alleen duidelijk wat de voordelen zijn voor de gehele organisatie, maar werden ook de voordelen voor elk individu belicht. Daarnaast werd direct duidelijk hoe belangrijk de rol van de key-users is tijdens het optimaal inrichten van de SharePoint en Teams-omgeving.’’

Scenario uitwerking

‘’Na de batenworkshop volgde de scenario uitwerking. Samen met elke key-user werden werkprocessen doorgenomen en werd achterhaald wat de gebruikers van de NIWO belangrijk vinden. Deze lijst wordt gevoed door de positieve ervaringen met de huidige manier van werken, door zaken die nu gemist worden en door onderwerpen welke door DataByte aangesneden werden. Ook kwam tijdens deze sessies naar voren of er bijzondere wensen waren, waar DataByte rekening mee moest houden bij de inrichting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van afbeeldingen in Word documenten.

De scenario uitwerking verliep heel pragmatisch. We zetten in deze fase de ‘piketpaaltjes’. Iedereen wist waar we naar toe gingen en er was commitment. ’’ Aldus Ger.

Inrichting SharePoint en Teams

Ger: ‘’Na het zetten van de ‘piketpaaltjes’ is DataByte begonnen met de inrichting van de SharePoint en Teams omgeving. Ook werd er direct gewerkt aan een communicatieplan richting de medewerkers. ‘’

Key-user training en gebruikerstraining

‘’Nadat SharePoint en Teams was ingericht, werden twee trainingen georganiseerd; één key-users sessie en één plenaire sessie. De key-users sessie was gericht op het beheren van de gemaakte omgeving. De plenaire sessie was gericht op het algemeen gebruik van SharePoint, Teams en OneNote voor alle collega’s van de NIWO. ‘’ aldus Ger.

Floorwalking bij NIWO

‘’Kort na de training is de NIWO gestart met het gebruiken van SharePoint, Teams en OneNote. De eerste dagen is Quinten (Productivity Specialist DataByte) on-site geweest om medewerkers te helpen met gebruikersvragen. De eerste dagen van het ‘floorwalken’ waren daarmee gestart. Quinten kwam op locatie om gebruikersvragen direct te kunnen beantwoorden. Het ‘floorwalken’ is door het thuiswerken helaas stop gezet. De praktijk laat ziet dat, op dat moment, de rol van de key-users van groot belang is. Zij kunnen nu de gebruikersvragen opvangen en met Quinten als specialist schakelen wanneer zij er niet aan uit komen.’’ Aldus Ger.

 

Ger: ‘’Wat ik fijn vind aan de samenwerking met DataByte, is dat ze ons als klant goed begrijpen. DataByte is een organisatie met authentieke mensen: ‘what you see is what you get’. Dit werkt zeer prettig. Iedereen mag en moet vooral zichzelf zijn. Juist dan leveren ze de kwaliteit die gewenst is, dat is de kracht van DataByte. We werken samen vanuit vertrouwen, waarbij transparantie de boventoon voert.’’

Toekomst

‘’Wij werken bijna geheel vanuit de Cloud. Medewerkers raken steeds meer vertrouwd met het benaderen van centraal opgeslagen documenten en het benaderen van de software. Zodra Unit4 helemaal Cloud-ready is, migreren we volledig naar de Cloud en laten we de citrix-omgeving achter ons. De toekomst? Optimaal gebruikmaken van alle ICT-faciliteiten die we inmiddels in huis hebben, waardoor ICT optimaal bijdraagt aan onze organisatieprocessen, zodat wij alle tijd hebben voor de persoonlijke begeleiding van onze klanten!’’ aldus Marc.

Meer over de ICT-omgeving bij de NIWO:

Tags: