Één centrale ICT-omgeving voor Staffing Associates en haar franchisenemers

Case

Één centrale ICT-omgeving voor Staffing Associates en haar franchisenemers

Plaats en device onafhankelijk werken met de Moderne werkplek

De Moderne werkplek van DataByte sluit naadloos aan bij de visie van Staffing Associates: de vrijheid en zelfstandigheid van het ondernemerschap, maar wel met de ondersteuning van een professionele organisatie. Nu óók op het gebied van ICT!

Ongeveer 2,5 jaar later blikken we met Jeroen Hansen (IT Manager bij Staffing Associates) terug op de weg die we met elkaar aflegden van lokaal naar centraal werken. Staffing Associates en haar franchisenemers werkte vanuit steeds meer locaties, waarmee de afhankelijkheid van de NAS een knelpunt werd. Ook groeide, met de komst van de AVG, de noodzaak aan meer controle over data. Het was tijd voor de volgende professionaliseringsslag om beter en veiliger samen te kunnen werken. Kortom, tijd voor een moderne ICT omgeving  die klaar is voor de toekomst.
Ongeveer 2,5 jaar later blikken we met Jeroen Hansen (IT Manager bij Staffing Associates) terug op de weg die we met elkaar aflegden van lokaal naar centraal werken. Staffing Associates en haar franchisenemers werkte vanuit steeds meer locaties, waarmee de afhankelijkheid van de NAS een knelpunt werd. Ook groeide, met de komst van de AVG, de noodzaak aan meer controle over data. Het was tijd voor de volgende professionaliseringsslag om beter en veiliger samen te kunnen werken. Kortom, tijd voor een moderne ICT omgeving  die klaar is voor de toekomst.

Over Staffing Associates:

Staffing Associates biedt franchiseformules in de arbeidsbemiddeling, waarmee zij ondernemers laten groeien. Staffing Associates zet ondernemers in hun kracht en faciliteert hen optimaal.
Samen realiseren zij betekenisvolle arbeidsrelaties tussen werknemer en werkgever. Ondernemerschap is de motor achter de merken van Staffing Associates: Carriere, Happy Nurse, Career Factory en Staffing Direct.

Klaar voor de toekomst

Waar moest de nieuwe ICT omgeving aan voldoen? De wensen vanuit Staffing Associates waren duidelijk:

  • Data centraal en overal beschikbaar
  • Veiligheid op orde
  • Meer controle over data
  • Plaats en device onafhankelijk werken
  • Mogelijkheden tot efficiëntere samenwerking
  • Gemakkelijk in te richten op een nieuw device
  • De eindgebruikers van Staffing Associates en haar franchisenemers moeten goed ondersteund worden
  • En de ICT oplossing moest écht van deze tijd zijn

 

‘’De keuze voor de Moderne werkplek was, mede door het heldere advies van DataByte, snel gemaakt. Met SharePoint is onze data overal beschikbaar en werken we device onafhankelijk. Met Microsoft E5 hebben we controle over al onze data en met Teams realiseren we een efficiëntere samenwerking.’’ aldus Jeroen.

Meer controle over data met Microsoft E5

‘’In het begin waren we heel star. Er mocht niks de organisatie uit.’’ vertelt Jeroen. ‘’Gaandeweg kwamen we erachter dat we de beveiliging zo dicht hadden gezet, dat het niet meer werkbaar was. We hebben dit toen stap voor stap, met de juiste autorisaties verder versoepeld. DataByte stond daarin altijd als vertrouwde adviseur naast ons. Nu kunnen bepaalde medewerkers documenten vanaf onze SharePoint omgeving naar buiten toe delen. We hebben controle op onze data en de veiligheid en werkbaarheid is in balans.’’

Plaats en device onafhankelijk werken tijdens de coronacrisis

Jeroen: ‘’Als we nog niet werkten in de Moderne werkplek, hadden we de coronacrisis heel anders doorstaan. We zijn (achteraf) tijdig begonnen met het uit faseren van de NAS en het centraliseren van onze documenten via SharePoint. Onze ICT-omgeving is ingericht om plaats en device onafhankelijk te werken. Het thuiswerken tijdens de coronacrisis was daardoor voor ons geen probleem. We waren er klaar voor om overal te kunnen werken.’’

Oók franchisenemers worden ondersteund met gebruikersvragen

”DataByte ondersteunt Staffing Associates en haar franchisenemers met hun gebruikersvragen. Het support van DataByte verloopt soepel. Franchisenemers nemen zelf contact op met de servicedesk indien zij vragen hebben. Hiermee continueren we het beheer en ondersteunen we onze visie optimaal: de vrijheid en zelfstandigheid van het ondernemerschap, maar wel met de ondersteuning van een professionele organisatie.’’ aldus Jeroen.

SharePoint: per merk een eigen omgeving

‘’Alle data van Staffing Associates en haar franchiseondernemingen staat centraal in de SharePoint omgeving. Per merk hebben we een eigen omgeving gemaakt. Afhankelijk van de autorisatie vinden medewerkers hier de benodigde data.’’ vertelt Jeroen.

Samenwerken via Teams

‘’Zeker tijdens de coronacrisis zijn we veel meer gebruik gaan maken van Teams.’’ vertelt Jeroen. ‘’In eerste instantie gebruikten we Teams vooral voor het videobellen. Inmiddels werken we met projectteams, delen we er bestanden vanuit onze SharePoint omgeving en zoeken we de samenwerking op. Het is mooi om te zien dat met Teams de samenwerking, ook van afstand, goed gecontinueerd kan worden.’’

Functioneel en technisch beheer

Door middel van periodiek functioneel en technisch beheer blijft de gehele ICT-omgeving up to date en worden nieuwe ‘features’ direct geïmplementeerd. Zo ondersteunen we Staffing Associates ook na de oplevering van de Moderne werkplek om het optimale uit hun ICT te halen!

ICT als strategisch middel

‘’Efficiënter werken en kostenbesparingen zijn de onderwerpen die de komende tijd op de planning staan.’’ vertelt Jeroen. ‘’Met digitalisering maken we de organisatie steeds efficiënter en stroomlijnen we processen. De Moderne werkplek is daarin een goede eerste stap. DataByte begeleidt ons bij het steeds strategischer inzetten van ICT.‘’

Jeroen: ‘’DataByte is een Brabants bedrijf met een Rotterdamse mentaliteit.’’

‘’DataByte is een betrouwbare, eerlijke partij met duidelijke communicatie. Ze draaien er niet omheen! Voor een Brabants bedrijf hebben ze een behoorlijke Rotterdamse mentaliteit. Ik ben zelf een Rotterdammer, dus dat ligt mij wel! Ze reageren snel en zijn erg geduldig. De Brabantse vriendelijkheid gecombineerd met de Rotterdamse directheid maakt voor mij een ideale combinatie!’’

De Moderne werkplek bij Staffing bestaat uit:

Tags: