Onze ervaringen in thuiswerken met de Moderne werkplek

Case

Onze ervaringen 

Thuiswerken met de Moderne werkplek

Op afstand, maar dichterbij dan ooit.

Ook wij werken, sinds de regering daar een beroep op heeft gedaan, zoveel mogelijk thuis. Hoe zorgen wij ervoor dat alle collega’s kunnen blijven werken en wij onze klanten kunnen blijven ondersteunen? We geven u graag een virtueel kijkje in onze keuken.

Via een virtuele Teams-vergadering vertelden collega’s John de Jongh (Directeur), Vincent van ’t Hoog (IT Manager/ Coach) en Rob van de Sande (Senior Netwerk Engineer/ Coach) over hun ervaringen, onze visie en het nieuwe normaal.
Via een virtuele Teams-vergadering vertelden collega’s John de Jongh (Directeur), Vincent van ’t Hoog (IT Manager/ Coach) en Rob van de Sande (Senior Netwerk Engineer/ Coach) over hun ervaringen, onze visie en het nieuwe normaal.

Onze ICT-inrichting

Wij werken al een tijd met de Moderne werkplek, gecombineerd met EMS E5 en remote desktop apps. Alle medewerkers maken gebruik van Multifactor Authentication (MFA), waarmee zij veilig vanaf afstand kunnen inloggen op de Moderne werkplek. Veilig thuiswerken was dus voor onze medewerkers (ICT-wise) geen enkel probleem.

‘’Onze visie? Veiligheid staat altijd voorop!’’

John: ‘’Wij volgden de richtlijnen van het RIVM. En overal waar Engineers op locatie kwamen, volgden we het beleid van de klant (mits veilig natuurlijk!). De ICT moet voor onze klanten doordraaien. Wij werken dus als klanten ook werken. Maar we merkten al heel snel dat veel afspraken omgezet werden naar remote werkzaamheden of overleggen via Teams. Je merkt dat de zelfstandigheid en vrijheid die in onze organisatiecultuur zit, nu goed van pas kwam. Medewerkers pakken werkzaamheden zelfstandig op. ‘’

De technische kant van thuiswerken

Vincent: ‘’Thuiswerken ging voor de meeste van ons makkelijk. Sommige collega’s werkten al veel thuis. Voor de Servicedesk en Eerstelijns collega’s was het een grotere stap. Zij zijn op kantoor bereikbaar via de vaste lijn. Om via de vaste lijn bereikbaar te zijn, hebben we gebruikgemaakt van een telefoonapplicatie. Via deze app kunnen onze collega’s die veel telefonisch contact hebben met klanten (denk ook aan onze collega’s van Sales Support) dezelfde service verlenen vanuit thuis.‘’

Zakelijke – en privé devices. Waar zit het risico?

Alle collega’s van DataByte hebben zakelijke devices en zijn daarmee flexibel in waar zij werken. Zo hoefden medewerkers niet op een privé device in te loggen op onze zakelijke omgeving.

Rob vertelt: ‘’Ik heb drie schoolgaande kinderen. Zij krijgen alle drie digitaal les. Laptops en devices heb ik overal vandaan gehaald, want ik houd mijn zakelijke laptop graag puur voor zakelijk gebruik. Het risico dat ze ergens verkeerd op klikken, dat wil ik niet lopen.’’

Vincent vult aan: ‘’Ik heb voor mijn dochter ook een ander device geregeld. Met klanten communiceer ik ook wel eens via Whatsapp. Ik wil niet het risico lopen dat ze er per ongeluk op klikt. Ook bij klanten zie ik dit risico ontstaan. Zij werken op privé devices of gebruiken zakelijke devices voor privé doeleinden. Hierdoor kunnen klanten een extra beveiligingsrisico lopen.’’

John: ‘’Naast de zakelijke laptops waar medewerkers op werken, zijn ook bureaustoelen en schermen mee naar huis genomen. Dit om het thuiswerken, ook ergonomisch, zo verantwoord mogelijk te maken.’’

Hoe blijven we (juist nu) in contact met klanten?

Vincent: ‘’Het is belangrijk juist nu veel met klanten in gesprek te zijn over het veilig thuiswerken. Klanten moesten snel schakelen en mee met het ‘’nieuwe normaal’’. Door veel in contact te zijn, telefonisch of via een virtuele call, treden we ook nu als vertrouwde adviseur op. Het belangrijke Cloud-component van de Moderne werkplek zorgt (naast de vele voordelen) ook voor nieuwe uitdagingen op het gebied van veiligheid & compliancy. Ook de sociale controle is veel minder nu iedereen thuiswerkt. Dus het risico is groter dat medewerkers van klanten op een onbekende link klikken. Hier maken cybercriminelen helaas misbruik van. Bewustwording bij klanten rondom security is dus, zeker ook nu, erg belangrijk.
Naast de security helpen we klanten ook op weg met gebruikersvragen. Zo zijn er interactieve sessies tussen inhoudelijke experts en klanten om alle gebruikersvragen te beantwoorden.’’

Op afstand, maar dichterbij dan ooit

John: ‘’Ik heb het gevoel dat er nu zelfs meer afstemming en betrokkenheid is dan ooit. Sommige teams doen een virtuele dagstart waarin zij werkzaamheden met elkaar afstemmen. Ook de kwartaalbijeenkomst hebben we digitaal georganiseerd. John Heijnen (Oprichter) en Peter Bijker (Directeur) hebben presentaties gehouden via een Teams- live event. Dit is erg goed ontvangen. Contactmomenten worden bewuster opgezocht omdat even langslopen of elkaar toevallig treffen nu niet kan. Ook worden er ludieke acties georganiseerd. Zoals een wedstrijd rondom de leukste thuiswerkselfie en sommige collega’s houden virtueel een vrijdagmiddagborrel. Ook worden er regelmatig berichten geplaatst door collega’s op ons Intranet. Zo delen we successen met elkaar. Dus we zitten allemaal op afstand, maar staan misschien wel dichter bij dan ooit.’’

Wordt thuiswerken het nieuwe normaal?

Rob: ‘’Ik verwacht niet dat we zoveel blijven thuiswerken als nu. Maar ik denk wel dat het normaler wordt. Waar hiervoor misschien alleen obstakels werden gezien, komen nu de voordelen ook duidelijker naar boven.’’ Vincent: ‘’Meetings met klanten kunnen ook goed vanaf afstand gedaan worden. Zelfs met nieuwe klanten heb ik daar erg goede ervaringen mee. Zo kunnen we meer klanten adviseren, zonder alle reistijd.’’ John: ‘’Sommige medewerkers kunnen zich beter focussen, doordat ze minder afleiding hebben. Aan de andere kant mis je spontane input en afstemming. Ik denk dat we straks meer keuzevrijheid hebben. Thuiswerken of op kantoor, het heeft allebei voordelen!’’

De diensten die wij gebruiken tijdens het thuiswerken:

Tags: