Zijn uw bedrijfsgegevens eigenlijk wel veilig?

In Nederland lopen wij voorop op het gebied van digitale vaardigheden. Al snel downloadden we massaal populaire software zoals Zoom. Ook klikken we gerust op de link in een uitnodiging die een collega ons toestuurt. Een groot bestand versturen en chatten? Een chat-gebaseerde werkomgeving? Er zijn meerdere programma’s gemakkelijk te downloaden. Maar is dat verstandig? En past deze manier van werken binnen het security en compliance beleid van uw organisatie?

Vijf aandachtspunten bij het werken met verschillende losstaande thuiswerkapplicaties:

1. Productiviteit is niet optimaal

Er zijn allerlei softwareprogramma’s beschikbaar voor online vergaderen, bestanden delen en chatten. Veel kennen we al privé, daarom lijkt het een kleine stap deze tools ook zakelijk te gebruiken. Een groot nadeel is de integratie van deze tools. Deze is namelijk zeer beperkt. Collega’s moeten hierdoor allerlei extra handelingen uitvoeren om informatie te delen, te zoeken en samen te stellen. Dit kost collega’s al snel 4 uur per week!

2. Geen grip op uw gegevens

Maar weinig mensen lezen de voorwaarden bij de installatie van deze gratis thuiswerkapplicaties. Waar komt uw data te staan? Wat doen chatdiensten met de metadata: de gegevens van wanneer u met wie belt? Worden documenten die u doorstuurt automatisch opgeslagen? Zo ja, waar? Dankzij de handige thuiswerktools mist u grip op uw gegevens.

3. Compliancy en security van thuiswerkapplicaties niet altijd goed geregeld

Hackers maken veel misbruik van een verminderde beveiliging nu medewerkers veel op afstand werken. Niet alle thuiswerkapplicaties krijgen de beste beveiliging mee. Dit vormt een direct risico voor de dataveiligheid van uw organisatie.

4. Hoe gratis duur werd

Veel thuiswerkapplicaties zijn ‘gratis’, maar beperkt in mogelijkheden. Wilt u met meerdere collega’s videobellen, meer functies binnen uw chat-applicaties of grotere bestanden delen? Dan moet u vaak betalen. Voor u het weet wordt aan IT gevraagd om een betaalde dienst aan te schaffen, omdat iedereen er al mee werkt. Als uw medewerkers van meerdere losstaande thuiswerkapplicaties gebruikmaken, die elkaar vaak functioneel overlappen, wordt er dubbel betaald. Dan wordt gratis ineens wél duur.

5. Thuiswerkapplicaties gaan hun eigen weg

De ICT-afdeling wil het aantal softwareapplicaties van verschillende aanbieders het liefst zo klein mogelijk houden en niet zonder reden. Zij krijgen te maken met een wirwar van licenties, contracten en updates. Daarnaast ontstaat het probleem dat er gewerkt moet worden met diverse beheeromgevingen. Hierdoor heeft u geen grip op de software of kost het meer inspanning om deze te krijgen

Microsoft 365 geeft een efficiënte én veilige thuiswerkplek

Werk thuis met tools die standaard wel de functionaliteit, complaincy én security goed regelen. Met de Moderne werkplek van Microsoft werkt u device- en tijd onafhankelijk. U werkt gemakkelijk met bekende Office programma’s als Word, Outlook, PowerPoint en Excel. En dankzij Teams hoeft u geen gebruik meer te maken van al die ‘handige’ thuiswerkapplicaties. Microsoft Teams geeft u wel standaard alle functionaliteiten die zo handig zijn en uw thuiswerkdag efficiënter maken.

Gemak, integratie en innovatie

Projectgroepen aanmaken, chatten, bellen, bestanden delen en samenwerken gaat erg makkelijk! En er komen continu nieuwe functies en applicaties bij. Omdat alle toepassingen binnen Microsoft 365 geïntegreerd zijn, bent u weinig tijd kwijt aan het opzoeken en delen van informatie: alles staat in een applicatie! Wilt u in een project samen een document maken? Er is maar één versie, waardoor u niet meer hoeft te zoeken of op elkaar hoeft te wachten. En omdat alle tools onder dezelfde voorwaarden hangen, heeft u geen risico’s of extra werk om te werken volgens uw geldende ICT-beleid.