HMB Accountants: Werken vanuit de Cloud zorgt voor andere securityvraagstukken

Case

HMB Accountants:

Werken vanuit de Cloud zorgt voor andere securityvraagstukken

Werkbaarheid en veiligheid, door automatisering, optimaal in balans

HMB Accountants maakt steeds meer gebruik van Microsoft clouddiensten waar primaire bedrijfsapplicaties, waaronder Unit4, op draaien. Met deze transitie naar de Cloud komen andere securityvraagstukken om de hoek kijken én wordt het beheer van de ICT-omgeving anders ingericht. We gingen met Marc Bastiaansen (Directeur HMB Accountants) in gesprek over deze transitie naar de Cloud.

Marc vertelt: ‘’Steeds meer onderdelen van ons primaire softwareprogramma Unit4 zijn benaderbaar via de Cloud. Het werken in de Cloud moet wel veilig gebeuren. Zeker in onze branche waarin we veel AVG-gevoelige informatie verwerken.

DataByte heeft ons geadviseerd tijdens deze transitie naar de Cloud. We ervaren diverse voordelen van deze transitie, waardoor we uiterst veilig en efficiënt werken;

  • Werkbaarheid en veiligheid is optimaal in balans
  • Uniformiteit in werkwijze van collega’s
  • Geen dubbele data meer en geen data opgeslagen op decentrale locaties
  • AVG-gevoelige informatie wordt door automatisering beter beveiligd’’

Marc vertelt: ‘’Steeds meer onderdelen van ons primaire softwareprogramma Unit4 zijn benaderbaar via de Cloud. Het werken in de Cloud moet wel veilig gebeuren. Zeker in onze branche waarin we veel AVG-gevoelige informatie verwerken.

 

DataByte heeft ons geadviseerd tijdens deze transitie naar de Cloud. We ervaren diverse voordelen van deze transitie, waardoor we uiterst veilig en efficiënt werken;

  • Werkbaarheid en veiligheid is optimaal in balans
  • Uniformiteit in werkwijze van collega’s
  • Geen dubbele data meer en geen data opgeslagen op decentrale locaties
  • AVG-gevoelige informatie wordt door automatisering beter beveiligd’’

Over HMB Accountants:

HMB Accountants is een accountantskantoor in Gorinchem en werkzaam in de gehele regio Brabant en Zuid-Holland. HMB staat in Gorinchem en omstreken bekend om vakkundige accountants die altijd persoonlijke begeleiding bieden, op welk vlak dan ook.

Werkbaarheid en veiligheid is optimaal in balans

‘’Onze omgeving is optimaal beveiligd zónder dat medewerkers hier extra handelingen voor hoeven te verrichten. Vroeger was beveiliging door middel van een firewall voldoende. Tegenwoordig voldoet dat al lang niet meer. Zo maken we o.a. gebruik van Microsoft MFA (tweewegauthenticatie). Er is een keer geprobeerd in te loggen vanuit een account van een medewerker. Dit is na meerdere malen proberen niet gelukt, omdat er een tweede identificatiecode nodig was.

Deze hack-poging was terug te zien in het beveiligingsrapport dat ik wekelijks vanuit Microsoft ontvang. Als er iets bijzonders in dit rapport staat, zoals deze keer, schakel ik direct met de servicedesk van DataByte om te overleggen of ik er iets mee moet doen of dat zij actie ondernemen. Zo staat DataByte als back-up achter me wanneer ik er zelf niet aan uit kom.

Ook zijn al onze PC’s encrypted. Dus mocht er een PC verloren gaan of gestolen worden, dan verliezen we geen gevoelige data omdat je er zonder Microsoft account en inloggegevens simpelweg geen toegang tot hebt. ’’ aldus Marc.

Dataclassificatie

‘’Wij verwerken veel AVG-gevoelige informatie. Denk hierbij aan BSN-nummers en arbeidsovereenkomsten. We moeten hier voorzichtig mee omgaan. Dataclassificatie helpt ons hierbij. Op het moment dat Microsoft een BSN-nummer in de mail herkent, wordt de email direct als zeer vertrouwelijk gekwalificeerd. Ontvangers van de email kunnen het document en de email met gevoelige informatie bijvoorbeeld niet afdrukken en/of doorsturen. Door deze automatisering kost beveiliging ons geen extra tijd. DataByte heeft ons hierin geadviseerd door ons proces samen met ons te evalueren en een lijst op te stellen van onderwerpen (waaronder de BSN-nummers) die we veelvoudig gebruiken en dus konden automatiseren. Doordat zij kennis hebben van onze processen en informatie die we verwerken, kunnen we dit soort zaken eenvoudig optimaliseren.’’

‘’De afgelopen 10 jaar heb ik DataByte ervaren als
een ICT-partij die zeer benaderbaar is, korte lijntjes
heeft en waar ik vraagstukken met een gerust hart
kan wegleggen. Bij DataByte weet je dat het wordt
opgepakt. Wij willen zo min mogelijk tijd kwijt zijn
aan ICT. ICT moet ons primaire proces ontzorgen,
zodat wij ons kunnen richten op onze dienstverlening.
Bij DataByte is onze ICT-omgeving in goede handen.’’
Marc Bastiaansen

Modern beheer

Met Microsoft Intune beheren we de werkplekken voor HMB Accountants. Dit wordt ook wel ‘modern beheer’ genoemd. Nieuwe medewerkers worden gekoppeld aan een nieuw Office365 account, waardoor zij direct bij de centrale data kunnen en veilig werken. Zijn er (security) vraagstukken waar medewerkers van HMB vragen over hebben? Dan schakelen zij met onze support-afdeling. ‘’Op deze manier ontzorgt DataByte onze medewerkers, waardoor wij ons kunnen focussen op onze primaire dienstverlening!’’ voegt Marc er aan toe.

Toekomst

‘’Wij werken bijna geheel vanuit de Cloud. Medewerkers raken steeds meer vertrouwd met het benaderen van centraal opgeslagen documenten en het benaderen van de software. Zodra Unit4 helemaal Cloud-ready is, migreren we volledig naar de Cloud en laten we de citrix-omgeving achter ons. De toekomst? Optimaal gebruikmaken van alle ICT-faciliteiten die we inmiddels in huis hebben, waardoor ICT optimaal bijdraagt aan onze organisatieprocessen, zodat wij alle tijd hebben voor de persoonlijke begeleiding van onze klanten!’’ aldus Marc.

Meer over de ICT-omgeving bij van HMB Accountants:

Tags: